利用邮件合并快速制作询证函-1

本次介绍两种邮件合并制作询证函的方式，其实，这只是一种工具，之所以介绍两种方式，主要是想让大家熟悉邮件合并的原理和方法，可以做到举一反三。

记得以前的时候，很多朋友在对于excel数据如果转换到word中头疼不已，其实也可以借鉴邮件合并的方式。

所以，不要局限于函证，方法最重要，掌握方法，便可以巧妙的运用到工作中的各个方面。

说正题，还是先介绍我们常用的函证制作：

1、首先，底稿的编制离不开数据的支持，整理好底稿中需要的数据是这项工作的基础。我们先整理出发函的数据(此处的整理数据与方法2不同，此处每个往来科目分别整理在不同的sheet中，而方法2中，所有的数据整理在同一个sheet中),如下：

2、打开一份空白的审计工作底稿,将审计项目、审计事项等内容填写好。在审计认定的事实摘要部分输入框架，对其中部分来源与审计表中的内容留置成空行（邮件合并后会自动完成填空）

3、点击邮件中的邮件合并，点击【分步向导】，如下图：

4、选择【信函】，直接下一步：

5、直接下一步

6、选择【浏览】

7、在浏览中选择你的数据表格

8、在你的表格中选择你整理的sheet

9、点击ok之后，出现此sheet的具体内容，在此对话框中可以进行编辑，也可以选择你需要函证的内容。

10、编辑完成点击ok后，执行下一步后，选择更多

11、数据选定后，点击【下一步-撰写信函】，将鼠标定位在审计工作底稿中需要填空的某一位置，在出现的任务窗格中选择【其他项目】。弹出名为【插入合并域】的窗口。如下图：

12、然后在弹出的对话框中选择对应的单位名称，移动金额的位置，则选择金额。

根据审计工作底稿中留空的位置，选择与之匹配的字段。如鼠标定位在第一个空时，对应的是“单位名称”。重复该过程，将每个空都插入与之对应的合并域。

13、之后就会看到相关的变量已经被赋予了域

14、但是这时候，我们需要对金额的格式进行设置，否则在生成的询证函中，金额的格式是不带千分符的一串，不便于阅读。在金额的位置单击右键，进行修改域，如下图：

15、弹出如下对话框

16、点击【代码】，会出现这种界面

17、我们输入如下代码

17、下一步之后就会看到第一张生成的询证函样式：

18、点击下一步，选择修改全部

19、确定后word会按照前面审计人员已经设置好的框架，依次自动将excel中的数据插入到审计工作底稿中，就完成了审计工作底稿的批量自动生成工作。